Tips voor het perfecte kick off evenement
|
Na heel veel voorbereidingen is het eindelijk zo ver, je nieuwe project gaat van start! Voordat je aan de slag gaat, wil je iedereen die in het projectteam zit, op één lijn zien te krijgen. Maar hoe doe je dat? Daar komt het kick off evenement om de hoek kijken. Maar wat is de beste manier om zo’n evenement te organiseren. In dit blog lees je tips om jouw kick off evenement zo functioneel mogelijk te maken. Wat is een kick off evenement?Laten we beginnen met het antwoord op een hele relevante vraag. Wat is een kick off evenement precies? Een kick off evenement is meestal een interne vergadering om teamleden of leden van een specifiek projectteam bij elkaar te krijgen en te zorgen dat iedereen weet waar het project over gaat en geef je de leden de mogelijkheid om vragen te stellen. Wat is het doel van zo’n evenement?Het antwoord op het doel van een kick off evenement is in de vorige alinea al een beetje uitgelegd. Het is om te zorgen dat het hele team op één lijn ligt en dat de neuzen dezelfde kan op staan. Maar ik hoor je nu denken. Daar heb ik toch geen evenement voor nodig? Het zal je verbazen hoe noodzakelijk dit toch is. Zeker wanneer je het vergelijk met het versturen van een simpel mailtje, voorkomt een kick off evenement veel problemen. Denk bijvoorbeeld aan miscommunicatie die kan ontstaan door iets schriftelijk over te brengen. Toch wil bovenstaand niet zeggen dat voor ieder project een even groot kick off evenement nodig is. In sommige gevallen is een korte vergadering met uitleg meer dan voldoende. Hoe organiseer je een kick off evenement?Dan nu het antwoord op de vraag waar je al dit hele blog op wacht. Hoe organiseer je een kick off evenement? Begin met een goede voorbereidingDit is vrij logisch toch? Weet wie er komen, wat je wil gaan zeggen en denk aan de tijd. Maak deze vergadering weer niet al te lang. Je wil tenslotte dat men aan het werk gaat. Vertel het doel van het projectWaar je naartoe wil werken is misschien wel het belangrijkste punt tijdens de start van een project. Met andere woorden, vertel het doel van het project, iedereen begrijpt nu waar naartoe moet worden gewerkt. Vertel wie wat moet doenOftewel, verdeel de taken. Het is niet alleen van belang dat het hele team het doel kent, maar ook dat iedereen weet wat hij of zij moet doen. Na het verdelen van de taken, is het ook handig om interne deadlines in te stellen. Zo heb je regelmatig de kans om de opdrachtgever of klant op de hoogte te houden van de ontwikkelingen.
|
